11月16日，能源公司綜合檔案室順利通過溫州市檔案局組織的“省級規(guī)范化數(shù)字檔案室”考核評定。
考核組通過匯報展示、查閱臺賬等形式，對數(shù)字檔案系統(tǒng)功能、數(shù)字檔案管理、數(shù)字檔案開發(fā)利用等方面進行了逐項檢查，現(xiàn)場核查檔案系統(tǒng)內(nèi)的電子檔案。考核組對能源公司的數(shù)字檔案管理工作給予了充分肯定，同時也提出了一些寶貴的建議。針對這些建議，能源公司將繼續(xù)完善數(shù)字檔案管理工作，進一步提高檔案管理水平。
近年來，能源公司高度重視檔案工作，圍繞組織制度保障、數(shù)字檔案資源建設(shè)、數(shù)字檔案數(shù)據(jù)管理、數(shù)字檔案開發(fā)利用、數(shù)字檔案移交備份等五方面規(guī)范做好檔案數(shù)字化相關(guān)工作，推進檔案數(shù)字化進程。
一是完善制度建設(shè)。將檔案管理工作列入重要議事日程，確定申報數(shù)字檔案室評定計劃，并將該事項納入部室重點考核工作。編制了系列數(shù)字檔案管理制度，使工作有章可循。強化檔案員隊伍建設(shè)，積極組織各項檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，不斷提升專業(yè)知識水平及能力。配齊各類軟件、硬件設(shè)備，實現(xiàn)公司內(nèi)部收集、整理、查詢以及利用等基本功能，提高檔案檢索效率。
二是搭建數(shù)字資源。積極完善各類數(shù)據(jù)庫建設(shè)，100%建立室藏文書、基建、會計、經(jīng)營以及特種載體等各類檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案實體與電子目錄一一對應(yīng)。按照檔案數(shù)字化存儲格式和技術(shù)參數(shù)要求，規(guī)范檔案數(shù)字化實施操作過程，不斷提高檔案管理效率、促進信息共享、增強檔案安全性。
三是加強數(shù)據(jù)管理。定期檢查電子檔案的保管情況、監(jiān)測電子檔案的可用性，配備多種載體設(shè)備對檔案電子數(shù)據(jù)進行多項備份，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。定人定崗進行涉密數(shù)字檔案管理，嚴格做好涉密數(shù)字檔案的管理。
四是編研檔案成果。積極向各部室宣傳數(shù)字檔案系統(tǒng)功能，根據(jù)賬號權(quán)限設(shè)置，隨時隨地進行檔案查詢和辦理業(yè)務(wù)，使工作更加高效便捷。根據(jù)查閱及利用登記，匯總查閱利用情況，及時發(fā)布和更新《全宗介紹》、《大事記》、《組織機構(gòu)沿革》等電子編研材料，充分開發(fā)利用企業(yè)檔案信息資源，為編制公司《能源志》提供全方位服務(wù)。
下一步，能源公司將以“省級規(guī)范數(shù)字檔案室”為新的起點，加強數(shù)字化檔案管理工作，為公司的生產(chǎn)經(jīng)營提供有力的檔案支撐。
